كيفية ادارة الوقت بشكل فعال في ادارة المشاريع

Mhmmi ديسمبر 31, 2023 0 Comments

نعي جيدًا أهمية إدارة الوقت ومدى تأثيره على مسار اليوم، فعندما تبدأ بتنظيم الوقت وتحديد أولوياتك، تتمكن من القيام بأكثر من نشاط؛ لتصل إلى الأهداف التي وضعتها في أسرع وقت وبأسهل طريقة.
وخلال مقالتنا اليوم سنتعرف على الفوائد المتعددة التي تعود عليك من الاعتماد على منصة مهامي في إدارة وتنظيم وقت مشروعك، وأهم الأدوات والوسائل الموجودة بها لإدارة مشاريع أسهل وأكثر نجاحًا.
كما سنتطرق إلى فوائد إدارة الوقت وتعريف ذلك المصطلح، وكيف يساهم في إنجاز الأعمال ورفع كفاءة سير العمل على مستوى الفرد بشكل خاص والمؤسسة بشكل عام.

ما هو مفهوم إدارة الوقت؟

الوقت كنز ثمين جدًا فقط لكل من يعي كيفية استثماره وإدارته على نحو جيد ووفق أهداف مُحددة، ونحن حاليًا نعيش في عصر السرعة، فأصبحنا لا نشعر بمرور الوقت إلا بعد فواته!

  • يمكن تعريف إدارة الوقت على أنه فرع من فروع علم الإدارة، وهذا الفرع يهتم باستثمار الوقت، وكيفية الاستفادة منه على قدر الإمكان.
  • كما يستهدف الحد من أي فرص قد تتسبب في إضاعة أو هدر الوقت دون جدوى، بل يجب تسخيره لدعم وزيادة الإنتاجية في وقت محدد.
  • إدارة وتنظيم الوقت هو الحد الفاصل بين شخص ناجح وآخر فاشل، وتعد مهارة تنظيم الوقت أحد أهم وسائل النجاح وتحقيق الأهداف.

أهمية إدارة الوقت في إدارة المشاريع

بمجرد البدء بالتخطيط الجيد لوقتك وإدارته على نحو فعّال؛ تجد أنك في تقدم مستمر وتحقق المزيد من الإنجازات، وفيما يلي سنتعرف على أهمية إدارة الوقت وتأثيره على تنفيذ مشاريعك:

  • يمكن استشعار أهمية إدارة وتنظيم الوقت بشكل فوري، حيث في خلال مدة زمنية قصيرة تجد أنك تنجز العديد من المهام في أقل وقت وبأقل مجهود.
  • تمنحك إدارة الوقت مساحة أكثر للترفيه والقيام بالأنشطة الأخرى، كما تخفّف من عبء وضغط المهام في العمل.
  • تساهم إدارة الوقت في دعم وزيادة فرص نجاح المشروع، وتسليم المهام إلى العملاء في الوقت المحدد، وذلك وفق جدول زمني مُتفق عليه مما يعزز ثقة العملاء بعلامتك التجارية.
  • بناء فريق عمل متكامل و تجنب التضارب بين المهام الموزعة والمُوكلة إلى الموظفين وأعضاء الفريق بمختلف الأقسام كلًا في موقعه، مما يقلل من الفوضى والعشوائية.

عملية إدارة الوقت للمشروعات

تتمحور هذه العملية حول استيعاب كافة جوانب وموارد المشروع وتحليلها، ومن ثم وضع الأهداف التي ترغب في تحقيقها، بحيث يمكنك وضع جدول زمني ونهج مناسب للتنفيذ، وحتى تتمكن من إدارة الوقت اللازم لتنفيذ المشروع يجب عليك اتباع الخطوات الآتية:

1 – تحديد خطة عمل للمشروع

بعد التعرف على كافة المُدخلات التي تتعلق بالمشروع وتحليل تلك البيانات، يتوجب عليك الآن اختيار الاستراتيجية أو النهج الذي ستتخذه في تنفيذ المهام وتعيين كل شخص مُوكل بكل مهمة.

2 – تحديد جدول زمنى لادارة المشروع

تعيين الجدول الزمني والتوقيت الأنسب لكل مهمة يعتبر أهم خطوة في عملية إدارة الوقت؛ لأن ذلك يوجه العقل للابتعاد عن أي تشتيت، وبالتالي تستطيع الانتهاء من العمل في الوقت المحدد له.

3 – تحديد أنشطة المشروع

عقب وضع المخطط الزمني يجب التعرف على نشاط المشروع ونوعية العمل الذي أنت على وشك البدء فيه، حتى يتم تحديد نطاق وحدود مجال العمل ورسم إطار واضح لكل أعضاء الفريق.

4 – تحديد أولويات الأنشطة من خلال جدول زمني

عند شروعك في رسم جدول زمني لتنفيذ مهام مشروعك، تبدأ بتحديد الأولوية لكل مهمة وفق الموعد المحدد لتسليمها وهيكل الاستراتيجية التي تعمل بها؛ لذلك يجب السير وفق هذا الجدول لإدارة الوقت بالطريقة المُثلى.

تطبيق تقنيات إدارة الوقت بكفاءة

لابدّ من بدء استخدام الأدوات الحديثة والوسائل المتطورة التي انتشرت مؤخرًا في إدارة المهام وتنظيم الوقت بين أعضاء الفريق بشكل فعّال والتي يمكنك من خلالها:

1 – عمل قوائم للمهام

– يعد اليوم بمثابة صفحة بيضاء إذا ملأتها بكل ما هو مفيد من أعمال وأنشطة ومهام ذات تأثير إيجابي على تنمية مهاراتك وتطوير شخصيتك.

– ومن خلال برنامج تنظيم الوقت اليومي يمكنك عمل قوائم بالمهام التي ينبغي إنجازها بالنظر إلى أولوية معينة تعتبر وسيلة أكثر فعالية وتأثير على تغيير مسار يومك كُليًا.

2 – تحديد الأفراد للقيام بالمهام

– إذا كنت تعمل على مشروع معين بالتعاون مع فريق عمل كامل، يمكنك تحديد مهمة لكل فرد في الفريق عبر برنامج إدارة الوقت للمشاريع.

– كما يمكنك تعيين صلاحية لكل عضو وفق مسماه الوظيفي وطبيعة عمله ومجاله بحيث يمكنه الاطلاع على بيانات معينة ومعلومات تتعلق بالمهمة المُوكلة إليه.

3 – تحديد الأولويات للمهام

– يمكنك استخدام برنامج تنظيم الوقت باللغة العربية والاستفادة منه سواء في بلوغ أهدافك الشخصية أو تنظيم العمل داخل مؤسستك.

– تستهدف هذه البرامج ترتيب الأولويات ووضع جدول زمني معين لتنفيذ تلك المهام تبعاعًا من الأهم إلى الأقل أهمية.

– عند وضع قوائم المهام الخاصة بك أو بفريق العمل يمكنك كتابتها تدريجيًا من المهم العاجل إلى المهم الغير عاجل والذي يمكن تأخيره بعض الشيء نظرًا لأنه أقل أهمية في الوقت الحالي.

4 – تجنب العوامل المشتتة للمجهود

– بعد التخطيط وتحديد الأولويات ووضع المخطط الزمني لتبدأ بعدها في تنفيذ العمل، فتجد العديد من المُشتتات مثل الفيسبوك أو مشاهدة اليوتيوب ومتابعة الأخبار بلا هدف أو وجهة.

– تجنب هذه المماطلة واحرص على أن تكون واعيًا لكل دقيقة من يومك، ففي كل مرة تحيد فيها عن مسارك تذكر المهمة الرئيسية وهدفك الذي تسعى لتحقيقه.

5 – حدد العوامل التي تعيق عملية تنظيم الوقت

– حتى تتمكن من إنجاز الأنشطة المهمة والأهداف التي تسعى إليها، يجب أن تتعرف أولاً على الأنشطة غير المهمة؛ وبذلك تستطيع استبدالها بأخرى أكثر فائدة وأهمية.

– فيمكنك الاستغناء عن الساعات المُهدرة في تصفح مواقع التواصل الاجتماعي؛ حتى تستطيع أولًا استعادة التركيز على المهام ذات الأولوية الأعلى.

6 – تحديد وقت زمني لنهاية المهام

– يعتبر عدم تحديد وقت معين لكل مهمة أو مشروع تعمل عليه أحد أهم الأسباب للمماطلة، والتسويف والتشتت.

– السير بدون مخطط زمني يضعف التركيز تجاه المهم، ويفقدك الحماس لاستكمال العمل؛ لذلك فإن برنامج تنظيم المواعيد هو أفضل وسيلة لوضع موعد محدد لتسليم المشروع عقب الانتهاء منه.

استخدام برامج إدارة المهام والوقت للمشروع

مهامي هو عبارة عن منصة سحابية لإدارة المهام، وأداة عبر الإنترنت تستطيع من خلالها تنظيم كل المهام في أي مشروع تعمل به.

مما يساعد على التركيز أكثر وقضاء وقت أطول في إنجاز مهام مشروعك، ووقت أقل في تنفيذها، وبالتالي تعزز إنتاجيتك بمعدل كبير.

لماذا يجب استخدام أدوات تنظيم المهام والوقت ؟

لاشك أن عملية إدارة وتنظيم الوقت يجعلك على دراية أكثر بالمهام المُسندة إليك والتي يجب عليك إتمامها في وقت محدد وبجودة ومعايير معينة.

وهنا يأتي دور برنامج جدول يومي لتنظيم الوقت بما يتناسب مع مشاريعك وفريق العمل الموجود بمنشأتك، وبناءً على نمط حياتك أو طبيعة أهدافك أيضًا.

تطبيق مهامي لإدارة الوقت والمهام نسعى في مهامي إلى تنظيم وتسهيل كل ما يتعلق بعمل فريقك و منظومتك، بداية من إنشاء المشاريع الجديدة وترتيب كافة المعلومات المتعلقة بها …

مميزات تطبيق مهامي لادارة الوقت والمهام

ندرك جيدًا قدر التحديات والعقبات التي تواجه كافة أنواع المؤسسات ومختلف الشخصيات والأفراد تجاه مشكلة إدارة الوقت؛ لذلك نقدم لكم نظام مهامي السحابي الشامل الذي يتميز بـ:

مميزات مهامي :

  • سهل الاستخدام

في خطوات بسيطة قم بإنشاء حساب شركتك يمكنك من خلالها إنشاء خطة وتكوين الفريق ثم تعيين المهام.

  • واجهة مستخدم مميزة

كل خطة تحتوي لوحة خاصة بها من خلالها يمكنك تنظيم المهام وتصنيفها إلى حالتها أو إلى أحد الأفراد.

  • الرؤية والشفافية

قائمة عرض تعرض جميع المهام والخطط، ويمكن لفريق العمل الاطلاع عليها بشكل مستمر.

  • المساعدة في إنجاز المهام

تطبيق مهامي مصمم ليسمح لك بإرفاق الملفات بالمهام والعمل على هذه الملفات، وحتى إجراء محادثات حول المهام دون التبديل بين التطبيقات.

  • العمل على جميع الأجهزة

يتيح لك تطبيق مهامي العمل على جميع الأجهزة المحمولة. أثناء العمل يتيح لك النظر على المخططات لمعرفة المهام ومدى تقدم الفريق لتحقيق هدفه وأن يبقى الجميع على نفس الصفحة

  • تنبيهات البريد الإلكتروني

لا يتوقف تطبيق مهامي بأرسال الإشعارات لبريدك الإلكتروني عند تعيينك بأحد بمهمة جديدة أو عند إضافتك إلى محادثة.

  • تحديد وتحقيق الأهداف الاستراتيجية

ربط أهداف شركتك والعمل لدعمها في مكان واحد. يمكنك أن ترى التقدم لإبقاء الفرق على المسار الصحيح. ويمكن للفرق العمل بحكمة لإنجاز الأشياء الصحيحة.

فوائد استخدام برنامج تنظيم الوقت والمهام

  • تسليم العمل في الوقت المحدد : تساعدك برامج إدارة المهام على تخصيص وقت محدد وفترة زمنية معينة لتنفيذ المهمة المُسندة إليك، مما يخفف من أعباء العمل وضغط المسئوليات، حيث تتم تهيئة العقل على متابعة العمل لإنجازه في الوقت المحدد بعيدًا عن أي تشتيت.
  • تقديم جودة عمل أفضل : يحافظ برنامج تنظيم المهام على جودة العمل الذي تقدمه ومعاييره، وكيفية تعيين الوقت المناسب لكل نشاط، حيث تساعد عملية تحديد الأولويات على التركيز في المهام الأكثر أهمية، وبالتالي يمكنك العمل عليها باهتمام وتركيز؛ وبالتالي تحسين جودة هذا العمل.
  • المزيد من الإنتاجية والكفاءة : برامج إدارة الوقت الفعّالة تجعلك أكثر إنتاجية، كما تساعد على إنهاء المهام في أقرب وقت وبأعلى جودة، بالإضافة إلى أن تعلم مهارات إدارة الوقت الفعالة بشكل عام تساعد على تحديد المهام الأكثر أهمية والعاجلة للبدء بها في الوقت الأنسب لها.
  • مماطلة أقل بكثير : التسويف والمماطلة من أكثر المشكلات التي يمكن التغلب عليها بمهارة إدارة الوقت، ولا يعني ذلك أو يقتصر على القيام بمزيد من المهام، بل يعني قضاء وقت أقل في تنفيذ المهام وذلك لعدم تأجيلها والتأخير في تنفيذها.
  • ضغط وقلق أقل : توجد بعض الأوقات التي تشعر فيها بالإرهاق والضغط والقلق؛ نظرًا لكثرة العمل والمهام المُوكلة إليك، ولكن مع قدرتك على تنظيم وقتك وإدارة مهامك يمكنك تفادي وتجنب أي من تلك، التي تؤثر على حالتك النفسية وتعيق إنتاجيتك.
  • تحسين نوعية الحياة : وعلى الجانب الآخر من الحياة فإن إدارة الوقت لا تفيد فقط حياتك المهنية، بل تساعد على تحسين حياتك خارج العمل، إذا تمكنت من إبقاء الأمور بعيدًا عن الصعيد المهني فأنت بذلك تمنح نفسك مزيد من الوقت في التركيز على تطوير الشخصية وتحسين علاقاتك بالآخرين.
  • المزيد من الفرص والنمو الوظيفي : يعمل تنظيم الوقت على تسهيل التزامك بالمواعيد وبالتالي زيادة فعاليتك في العمل والحياة اليومية بشكل عام، كما يساعدك أيضًا إنهاء مهامك في الوقت المحدد دائمًا.
  • إتاحة المزيد من الوقت لقضاء وقت الفراغ : مع شروعك في إدارة أوقاتك وتنظيم مواعيدك على نحو أفضل، يمكنك الحصول على مزيد من أوقات الفراغ على مدار يومك، وبالتالي استغلالها في الأنشطة الترفيهية والثقافية التي تجعلك أفضل وأكثر بهجة. و في النهاية يساهم ذلك التوازن المثالي والنهج المتبع في إنجاز مهامك وتنفيذ أعمالك بطريقة أكثر ذكاءً.

الأسئلة الشائعة حول إدارة وقت المشروع

نستعرض الآن أكثر الأسئلة التي تتردد في أذهان الكثير عن برامج إدارة المشاريع وتنظيم الوقت وهي:

  • ما الفرق بين إدارة الوقت وتنظيم الوقت؟

تنظيم الوقت هو عملية من خلالها يتم ترتيب المهام التي سيتم تحقيقها وإنجازها في وقت محدد. وإدارة الوقت هي الكيفية التي يتم فيها قضاء ساعات العمل مع تحديد الأولويات والأهداف بهدف تحقيق أكبر قدر من الكفاءة.

  • ما هي افضل التطبيقات لتنظيم الوقت؟

تطبيق مهامي هو الأفضل بين برامج أنظمة إدارة المهام وتنظيم الوقت، حيث أنه نظام سحابي متكامل، يضم عدة آليات متطورةُ تستهدف مساعدة الأفراد والمؤسسات في تنسيق سير وطبيعة العمل وتنظيم وقت تنفيذ المهام بها.

  • ما هي مهارات إدارة الوقت؟

مهارة إدارة الوقت هي تعلم كيفية ترتيب الأولويات وتحديد الأهداف لتحقيق أكبر قدر من الاستفادة من الوقت، كما أنها من أكثر المهارات الفعّالة التي يمكن للمرء اكتسابها، فالكل لديه نفس القدر من الوقت، ولكن تلك المهارة التي يمكن اكتسابها ليست لدينا جميعًا !

وتساعد مهارة إدارة الوقت في استخدام أقل وقت بفاعلية كبيرة؛ حيث يمكنك الاستفادة من الثواني المُهدرة وتحديد الأولويات والأهداف والأنشطة التي يمكنك القيام بها.

الخاتمة:

  • مفهوم إدارة الوقت وكيفية اكتساب هذه المهارة التي لها تأثير بالغ على مسار يومك بالكامل ونظام العمل في مؤسستك.
  • تتعدد فوائد إدارة الوقت والتي تنعكس على مؤسستك ومشاريعك، كما تؤثر على حياة الأفراد وتجعلك أكثر نجاحًا وتميزًا وسط أقرانك في العمل.
  • أهميّة برامج وتطبيقات إدارة وتنظيم المهام مثل أفضل تطبيق لتنظيم الوقت وهو مهامي.
  • والذي يضم العديد من الخصائص والمميزات التي من شأنها مساعدة أعضاء فريقك و منشأتك بالكامل؛ لمتابعة مراحل تنفيذ المشروع وحجم المهام الموجودة به.

يمكنك الحصول على الخدمة من خلال الرابط التالي : mhmmi.sa

 

اترك تعليقاً

لن يتم نشر عنوان بريدك الإلكتروني. الحقول الإلزامية مشار إليها بـ *