ماهو برنامج إدارة المهام وكيف يمكنه تنظيم اعمالك
إدارة المهام وتنظيم سير العمل داخل المؤسسات مهما بلغ حجمها أصبحت ضرورة مُلحة لا يمكن الاستغناء عنها، وحاجة ماسة لا يمكن تجاهلها. وبعيدًا عن المؤسسات والشركات فإذا تحدثنا عن الأفراد والمهام اليومية لكل منّا، فهي تستلزم أيضًا عملية ترتيب وتحديد الأولويات والأهداف على المدى القريب والبعيد أيضًا.
ومع التطور التكنولوجي والحلول التقنية الحديثة، نجد أن برامج إدارة المهام انتشرت بشكل كبير وعلى نطاق واسع، كما أنها نالت إعجاب الكثير ممن أشادوا بفاعلية هذه البرامج والأدوات في تنظيم الوقت وإدارة المهام اليومية
فما هو برنامج إدارة المهام عربي؟ وما هي أفضل برامج إدارة المهام التي يمكنك الاستفادة منها والاستعانة بها لإدارة موارد منشأتك؟ وكيف يمكنك استخدامها؟ هذا ما سنتعرف عليه خلال مقالتنا اليوم.
تعريف برنامج إدارة المهام
تتجسد عملية إدارة المهام في مراقبة مراحل تطور المشروع وترتيب سير العمل به ومهام وصلاحيات كل فرد داخل المنظومة، وفيما يلي تعريف مُفصل لنظام إدارة المهام:
- برنامج إدارة المهام هو نظام متكامل يضم العديد من الخصائص والمميزات التي تساعد في إنشاء قائمة بمهامك ومشاريعك الحالية، وكيف يمكن ترتيب أولويات المهام بالمشروع.
- كما تساعد أنظمة إدارة وتنظيم المهام على إسناد كل مهمة إلى الشخص المُوكل بها والمسئول عنها، كما تساعد على تحديد صلاحية كل شخص في الوصول إلى بيانات ومعلومات معينة عن المشروع.
- تساهم نظم إدارة العمل وتنظيم المهام على حل العديد من المشكلات وتجنب الكثير من المخاطر عبر التخطيط الجيد لها وإدارتها بشكل فعّال ومُنظم.
- يواجه الكثير من أصحاب الأعمال ورؤساء الأقسام صعوبة في التواصل مع الموظفين والعاملين بالأقسام المختلفة، وكيفية تبادل المعلومات الهامة التي تتعلق بالمشروع القائم، وهذه أحد المشكلات التي يمكن حلها بشكل أساسي عبر برامج وأنظمة إدارة المهام.
أهمية برنامج متابعة المهام
إدارة المهام ليست فقط مجرد وضع قائمة بمجموعة مهام وأعمال يجب إنجازها، بل تتضمن عدة خطوات ومراحل هامة أخرى؛ لذلك يلجأ الكثير إلى برامج إدارة المهام والتي تعمل على:
- تتبع مهام فريقك منذ بداية المشروع وحتى الانتهاء منه وتسليمه، بجانب قيام تلك البرامج بتعيين مهمة ودور كل عضو في الفريق والجزء المطلوب إنجازه.
- كما تعمل هذه البرامج وفق جدول زمني و مواعيد محددة لتسليم كل مهمة، بحيث يتم تسليم المشروع بشكل كُلي في النهاية في الموعد المحدد.
- تساعد هذه الأنظمة في إدارة العديد من المهام بل والمشاريع أيضًا، في وقت واحد وبكفاءة أكبر.
- تدعم برامج إدارة المهام رفع كفاءة أداء مشاريعك ومهامك وإنجازها بطريقة أسرع وبمجهود أقل.
- تلك الأنظمة لديها قدرة رهيبة وفعالية كبيرة في تتبع جميع المهام والمواعيد النهائية والاجتماعات والأشياء الأخرى التي تحتاج إلى أدائها. كل هذا معًا يجعل أداة إدارة المهام أداة أساسية في عالم الأعمال.
كيف يمكنك إدارة قائمة المهام عبر الإنترنت
وفق دراسة و إحصائية أجرتها مؤسسة PMI منذ عام 2018، أشارت إلى أن 37% من الرؤساء والقادة التنفيذيين أقروا بأن السبب الأساسي في فشل المشاريع والمهام داخل المؤسسة هو الافتقار إلى تحديد أهداف واضحة والسير وفق خطة ممنهجة.
نقدم لكم نظام مهامي لإدارة وتنظيم المهام المختلفة، ووضع قواعد أساسية لطريقة سير العمل وتحديد دور كل عضو داخل الفريق أو المنظومة بشكل عام.
و بالاستناد إلى تلك الدراسة و بالاعتماد على منصة مهامي، نقدم إليكم بعض الخطوات الأساسية التي يمكن الاستعانة بها واتخاذها لإدارة مهام منشأتك عبر الإنترنت والتكنولوجيا الحديثة
ما الذي يمكنك القيام به لإدارة مهام فريقك عبر منصة مهامي؟
- تعيين الأدوار:
بمجرد الضغط على الأيقونة الخاصة بالفريق والموجودة على المنصة، تظهر أمامك قائمة لتعيين دور كل فرد داخل الفريق بناءً على المُسمى الوظيفي لكل فرد.
- اسم الدور
يمكنك الاطلاع على اسم كل دور موجود بهذه القائمة؛ من أجل تعيين الدور لكل موظف أو عضو بالفريق وفق المُسمى الوظيفي الخاص به، ويمكنك التحكم في اسم الدور الموجه لكافة الأعضاء بداية من الزوار والأعضاء وحتى مدير المشروع.
- إضافة عضو أو زائر
يمكن من خلال تلك الخاصية إضافة عضو أو موظف جديد، أو زائر أيضًا وتحديد مهامه وصلاحياته في المشروع، ويمكنك التحكم في كافة التفاصيل والبيانات الخاصة بكل عضو جديد أو قديم أيضًا؛ حتى تتمكن من تنظيم دور كل شخص في الفريق.
- تحديد دور العضو الجديد
بعد تعيين عنوان البريد الخاص بالموظف الجديد يمكنك تحديد دوره داخل المشروع ما بين:
- مدير النظام
- عضو الفريق
- قراءة فقط
- مدير المشروع
- مراقب
- باحث
كيف يمكنك متابعة سير العمل من خلال منصة مهامي
- بعد إنشاء مشروعك الأول على منصة مهامي يمكنك التوجه بعدها مباشرةً إلى القسم الخاص بالمشروعات، لتتمكن بعدها من عرض كافة تفاصيل كل مشروع بشكل مستقل، كما يمكنك التعديل ببيانات ومعلومات المشروع.
- تتيح لك منصة مهامي مرونة كبيرة في تتبع خطوات ومراحل تنفيذ المشروع كيفما تشاء، كما أن نظام مهامي مُتاح للعمل على جميع الأجهزة الذكية.
- حيث نوفر لك منصة يمكنك الاطلاع على كافة التحديثات و معرفة تقدم الفريق في مهام العمل نحو تحقيق أهدافه.
- كل خطة عمل تقوم بإنشائها تضم لوحة خاصة بها، والتي يمكنك من خلالها تنظيم المهام وتصنيفها ومن ثم توجيهها إلى الأشخاص المعنيين بتنفيذها.
- ومن أجل بقائك على اطلاع دائم بأحدث التطورات والتعديلات التي تحدث على المشاريع والتي تتعلق بمؤسستك؛ لذلك يقوم نظام مهامي بإرسال إشعارات فورية إلى بريدك الإلكتروني، بمجرد إطراء أي تغيير على أحد المهام أو استقبالك رسالة جديدة.
لماذا تحتاج الى برنامج ادارة المهام في حياتك اليومية
لا تهدف عملية إدارة الوقت وتنظيم العمل بالمشروع إلى إنجاز المهام فحسب، بل إلى ترتيبها وتنفيذها وفق الأولوية؛ ولذلك فإن إدارة الوقت لها أهمية بالغة!
- عندما يجد الإنسان أمامه كمًا كبيرًا من المهام في أغلب الأحيان، فإنه يحاول تسويفها والهروب منها، ولكن بالاعتماد على برنامج إدارة المهام للكمبيوتر فالأمر يصبح أسهل.
- الميزة هنا في هذه البرامج تكمن في تقسيمها بنهج واستراتيجية معينة، ومن ثم وضعها في جدول زمني بعيدًا عن الفوضى والعشوائية.
- الاستثمار في مثل تلك البرامج هو الخيار الأنسب لفريقك ولكن يجب اختيار مدى مهام بما يتناسب مع طبيعة أعمالك ونشاط مؤسستك.
- يعمل برنامج مهامي لإدارة المهام كمنصة واحدة سحابية تحتفظ، بجميع المهام والملاحظات والأشياء الأخرى التي قد تدرجها في قائمة مهامك.
- يساعدك مهامي لإدارة وتنظيم المهام الخاصة بك وتعيينها وتحديد أولوياتها من أجل الالتزام بالجدول الزمني المُتبع والمتفق عليه.
- يساعد نظام مهامي لإدارة الأعمال والمهام في مراقبة تقدم كل مهمة ومشروع تعمل عليه، والتأكد من تحقيق الوظائف والقواعد الأساسية في الوقت المحدد لها.
- يمكنك بعد الآن التخلص من أي أداة غير مُجدية في تنسيق وترتيب العمل في الشركة أو المؤسسة فمن الآن وصاعدًا أصبح لديك نظام كامل بمنهجية وخُطى مدروسة.
- يساعد برنامج متابعة مهام الموظفين في تحسين التعاون بين أعضاء فريقك وإبقاء كل شيء مُنسقًا في نظام واحد يضم كل تفاصيل المشاريع ويجمع بيانات موظفيك.
مهامي أفضل برنامج لإدارة المهام
إدارة المهام
مهامي هي مؤسسة سعودية تعني جيدًا أهمية تنظيم إدارة المُنشآت وتحديد أهدافها مهما بلغ حجمها وتعددت أنشطتها؛ لذا نقدم لكم نظام سحابي متكامل يشمل عدة آليات متطورة ومميزات فائقة سنتعرف عليها فيما يلي:
- تجربة المستخدم البسيطة
يتميز مهامي بواجهة مستخدم سهلة وبسيطة تضم مجموعة من الأدوات المرنة والمتنوعة، والتي يمكنك من خلالها إدارة نظام سير العمل بالشكل الأمثل وعلى النحو الذي يناسب أعضاء فريقك ومهام مشاريعك.
- كل احتياجاتك في مكان واحد
يضم نظام مهامي العديد من الآليات والوسائل المتنوعة بمجرد تسجيل الدخول وبناء حسابك الخاص عبر نظام مهامي تستطيع إنشاء عدد لانهائي من المشاريع.
بالإضافة إلى عدد غير محدود من المهام داخل كل مشروع، إلى جانب التحكم بتفاصيل المشروع والمهام والأشخاص المسئولة عن تنفيذ تلك المهام.
- مراسلات الفريق والتعاون فيما بينهم
يحرص نظام مهامي على التواصل السهل والسريع بين أفراد مؤسستك؛ حتى يتمكن كل فرد من إنجاز مهامه بشكل أسرع وبطريقة أسهل.
عبر نظام مهامي يمكنك مشاركة أي معلومة أو بيانات تتعلق بالمشروع مع فريق العمل الخاص بك ومختلف أعضائه، وكذلك على مستوى الفِرَق والإدارات داخل مساحات العمل.
- تفويض المهام
بعد إنشاء المشروع على منصة مهامي يمكنك إسناد المهام إلى أعضاء الفريق الموكلين بتنفيذها، كما يمكنك تتبعها ومتابعة مواعيد تسليم واستلام كل مهمة وصلاحية وصول كل عضو إلى ملف معين بالمشروع.
- متوفر بالعربية والإنجليزية
منصة مهامي تقدم نظام سحابي متكامل؛ يمكنك من خلاله تنسيق مهامك اليومية وإدارة كافة شئون مؤسستك باللغتين العربية والإنجليزية، بحيث يتناسب النظام الذي نقدمه مع مختلف الأشخاص من مختلف الفئات؛ وبذلك يتمكن من تلبية كافة احتياجات المؤسسات والأفراد.
الملخص:
نسعى في مؤسسة مهامي إلى تنظيم وتسهيل كل ما يتعلق بنظام العمل والمنهجية التي يتبعها فريقك و منشأتك، بداية من عملية إنشاء المشاريع الجديدة وترتيب كافة المعلومات المتعلقة بها، ومرورًا بتنظيم وإدارة بيانات الموظفين وأعضاء الفريق ومهام كل فرد، وحتى عملية التواصل مع موظفيك ومشاركة الملفات بمختلف أنواعها في أقصر وقت وبأفضل طريقة مُمكنة.
