تطبيق تقنيات إدارة الوقت بكفاءة
لابدّ من بدء استخدام الأدوات الحديثة والوسائل المتطورة التي انتشرت مؤخرًا في إدارة المهام وتنظيم الوقت بين أعضاء الفريق بشكل فعّال والتي يمكنك من خلالها:
1 - عمل قوائم للمهام
- يعد اليوم بمثابة صفحة بيضاء إذا ملأتها بكل ما هو مفيد من أعمال وأنشطة ومهام ذات تأثير إيجابي على تنمية مهاراتك وتطوير شخصيتك.
- ومن خلال برنامج تنظيم الوقت اليومي يمكنك عمل قوائم بالمهام التي ينبغي إنجازها بالنظر إلى أولوية معينة تعتبر وسيلة أكثر فعالية وتأثير على تغيير مسار يومك كُليًا.
2 - تحديد الافراد للقيام بالمهام
- إذا كنت تعمل على مشروع معين بالتعاون مع فريق عمل كامل، يمكنك تحديد مهمة لكل فرد في الفريق عبر برنامج إدارة الوقت للمشاريع.
- كما يمكنك تعيين صلاحية لكل عضو وفق مسماه الوظيفي وطبيعة عمله ومجاله بحيث يمكنه الاطلاع على بيانات معينة ومعلومات تتعلق بالمهمة المُوكلة إليه.
3 - تحديد الاولويات للمهام
- يمكنك استخدام برنامج تنظيم الوقت باللغة العربية والاستفادة منه سواء في بلوغ أهدافك الشخصية أو تنظيم العمل داخل مؤسستك.
- تستهدف هذه البرامج ترتيب الأولويات ووضع جدول زمني معين لتنفيذ تلك المهام تبعاعًا من الأهم إلى الأقل أهمية.
- عند وضع قوائم المهام الخاصة بك أو بفريق العمل يمكنك كتابتها تدريجيًا من المهم العاجل إلى المهم الغير عاجل والذي يمكن تأخيره بعض الشيء نظرًا لأنه أقل أهمية في الوقت الحالي.
4 - تجنب العوامل المشتتة للمجهود
- بعد التخطيط وتحديد الأولويات ووضع المخطط الزمني لتبدأ بعدها في تنفيذ العمل، فتجد العديد من المُشتتات مثل الفيسبوك أو مشاهدة اليوتيوب ومتابعة الأخبار بلا هدف أو وجهة.
- تجنب هذه المماطلة واحرص على أن تكون واعيًا لكل دقيقة من يومك، ففي كل مرة تحيد فيها عن مسارك تذكر المهمة الرئيسية وهدفك الذي تسعى لتحقيقه.
5 - حدد العوامل التي تعيق عملية تنظيم الوقت
- حتى تتمكن من إنجاز الأنشطة المهمة والأهداف التي تسعى إليها، يجب أن تتعرف أولاً على الأنشطة غير المهمة؛ وبذلك تستطيع استبدالها بأخرى أكثر فائدة وأهمية.
- فيمكنك الاستغناء عن الساعات المُهدرة في تصفح مواقع التواصل الاجتماعي؛ حتى تستطيع أولًا استعادة التركيز على المهام ذات الأولوية الأعلى.
6 - تحديد وقت زمنى لنهاية المهام
- يعتبر عدم تحديد وقت معين لكل مهمة أو مشروع تعمل عليه أحد أهم الأسباب للمماطلة، والتسويف والتشتت.
- السير بدون مخطط زمني يضعف التركيز تجاه المهم، ويفقدك الحماس لاستكمال العمل؛ لذلك فإن برنامج تنظيم المواعيد هو أفضل وسيلة لوضع موعد محدد لتسليم المشروع عقب الانتهاء منه.