5 أسباب للاعتماد على نظام إدارة المهام داخل شركتك

أسباب للاعتماد على نظام إدارة المهام داخل شركتك

أصبح تنظيم المشروعات داخل الشركات معقدًا بشكل متزايد مع نمو الأعمال التجارية، لكن نظام إدارة المهام جعل التعاون بين فريق العمل أسهل من أي وقتًا مضى، حيث يتيح لك برنامج إدارة المهام إدارة سير العمل ومراقبة المواعيد النهائية وتتبع الموارد والمزيد.  ومن خلال استخدام برامج إدارة المهام:"مهامي"، يمكن لشركتك تحقيق ميزة تنافسية عن طريق تحسين جودة الخدمات وتقليل الأخطاء والتكاليف، مما يعمل على تحسين إنتاجية العمل في شركتك وزيادة الكفاءة. إذًا ما هي الفوائد الرئيسية لاستخدام نظام فعال لإدارة المهام؟ فيما يلي الأسباب وراء بدء استخدام برامج إدارة المهام داخل شركتك:

السبب الأول للاعتماد على نظام إدارة المهام داخل شركتك 

أهم فائدة تعود عليك وعلى شركتك وفريقك من الموظفين هي أن نظام إدارة المهام يمكّنك من تجميع كل عملك في مكان واحد، كما يمكن لنظام إدارة المهام أن يوفر لفريقك بأكمله قاعدة بيانات مركزية لجميع مشاريعك.  بدلًا من النظر إلى جداول البيانات المختلفة أو العمل على منصات مختلفة، يمكن لأنظمة إدارة المهام تخزين جميع مستنداتك وأدواتك وأنشطتك بسهولة، سواء كِنت تعمل في مشروع واحد كبير، أو مهام متعددة ذات أولوية منخفضة، أو حتى مهام شخصية، يمكن لأنظمة إدارة المهام إبقاء جميع أعضاء فريق عمل شركتك على المسار الصحيح. وإليك أهم  5 أسباب تجعل من الضروري الاعتماد على نظام إدارة المهام داخل شركتك.

تحسين التنسيق والتعاون بين أفراد الفريق وتوحيد الرؤية

بغض النظر عن مدى موهبة موظفي شركتك، سيكون من المستحيل إنهاء العديد من المهام ما لم يساعدك نظام  إدارة المهام، مثل: "تطبيق مهامي" في تفويض مهام متعددة بسهولة، فيمكنك تتبع المهام المعينة لكل موظف على حدى ومعرفة من هو خامل أو مثقل بالأعباء، كما يمكنك أيضًا التحقق من تقدمهم وتوزيع المهام عليهم ببضع نقرات فقط. أثناء استخدامك لنظام إدارة المهام، سيكون لديك المزيد من الفرص للتعاون مع فريق العمل أيضًا، والقيام بعصف ذهني للأفكار ومناقشة المهام وإجراء تحديثات في الوقت الفعلي مع موظفيك على النظام الأساسي نفسه، نظرًا لأنه يمكنك دائمًا الوصول إلى جميع المشروعات، ومراجعة ملاحظات الاجتماعات وتذكر الأفكار المهمة وقتما تشاء.

زيادة الإنتاجية وترشيد الوقت والجهد في إدارة وتنظيم المهام

من السهل أن تضيع في جدولك الزمني عندما يتم ثقله بالمواعيد النهائية أو الاجتماعات أو المتابعات، ليس من الغريب أن يتم نسيان بعض مهام شركتك المهمة أو تفويتها، وذلك بسبب الافتقار إلى إدارة الوقت. يُعد نظام إدارة المهام أحد الطرق التي يمكنك من خلالها التحكم بشكل أفضل في المهام اليومية لعملك. يمكنك تحديد أي عوامل تشتيت وتعيين تذكيرات وقياس إنتاجية الموظفين لديك أثناء مراقبة الوقت الذي يقضيه كل موظف في كل مهمة، على سبيل المثال: إذا استغرق أحد الموظفين وقتًا أطول لإكمال عمله مقارنةً بموظفٍ آخر، فيمكنك إعادة تعيين مهام مختلفة له أثناء التحقق من كل دقيقة وساعة يقضيها في المشروع، بالإضافة إلى ذلك يمكن أن يوفر لك نظام إدارة المهام إمكانية فهم المهام التي تحتاج إلى مزيد من الوقت بشكل أفضل والتخطيط مسبقا للمهمة التالية.

تعزيز مستوى الشفافية وتحسين جودة العمل والتواصل بين الفريق

يمكنك غرس ثقافة تعاونية وتحسين التواصل بشكل كبير بين الموظفين في شركتك عن طريق اختيار نظام إدارة المهام المناسب، تُعد التعليقات أثناء المهمة أحد العناصر الرئيسية التي تساعد الموظفين لديك على العمل معًا بالفعالية التي تريدها، ستجري محادثات العمل حيث يتم إنجاز العمل، أو في السياق عند إضافة تعليقات إلى المهام، لذلك  يتم التخلص من ضرورة التنقل بين علامات التبويب والتطبيقات للوصول إلى المعلومات العامة أو التحديثات أو التعديلات، هذا من شأنه أن يؤدي إلى زيادة الإنتاجية، والأهم من ذلك، ستحصل على فريق عمل سعيد.

تحسين تتبع ومراقبة الأداء والتقدم وتوثيق الإنجازات والنتائج

يمكن أن تكون المشاريع الكبيرة مخيفة؛ لأنها تتطلب تخطيطًا مكثفًا وتنفيذًا لا تشوبه شائبة، لأنه حتى التأخيرات أو الأخطاء الصغيرة يمكن أن يكون لها تأثيرًا كبيرًا؛ لتسهيل التعامل معها يتيح لك نظام إدارة المهام في تطبيق مهامي تقسيم المشاريع المعقدة وإنشاء مهام تابعة ومرؤوسة.

تحقيق الربحية والتحكم في التكاليف وزيادة رضا العملاء وتحسين العلاقة معهم

تُعد التكاليف من بين أهم العناصر في التحكم في مشاريعك، يعتمد الطريق إلى الأمام لأي عمل على مدى قدرتك على التسليم في حدود الميزانية المقدمة، يساعد نظام إدارة المهام على  التحكم في التكاليف من البيان الأولّي للعمل إلى التسليم النهائي، مما يترتب عليه تحقيق الربحية. فائدة أخرى يتم الاستشهاد بها بشكل متكرر لنظام إدارة المهام هي تعزيز رضا عملاء شركتك، فعندما تنجز مشروعًا على الفور وبأقل من الميزانية، يبتعد العميل بإبتسامة على وجهه، والعميل الراضي هو العميل الذي ستراه مرة أخرى. يوفر نظام إدارة المهام الأدوات التي تسمح لهذه العلاقة بين شركتك والعميل بالاستمرار، من خلال تطبيق استراتيجيات إدارة المشاريع ستضيق نطاق تركيزك وتحقق أهدافك وتحسن إمكانية التسليم ومعدل النجاح.

 نصائح لتحسين فعالية نظام إدارة المهام داخل الشركة

قبل أن تتمكن من جني الفوائد التي يقدمها نظام إدارة المهام، عليك أولًا أن يكون لديك مميزات للبحث عنها في برنامج إدارة المهام، حيث أن لكل شركة  تفضيلاتها الخاصة وفقا لاحتياجاتها. فيما يلي بعض النصائح لإرشادك بشأن قرارك:

1. ابحث عن الميزات:

 هل ستقدم هذه الأداة لفريق عملك المساعدة التي يحتاجونها لإنهاء مهامهم؟ لم يتم إنشاء جميع تطبيقات إدارة المهام على قدر المساواة، ولهذا السبب يجب عليك بذل العناية الواجبة ومعرفة ما إذا كان المنتج يمكنه تلبية متطلبات شركتك.

1. احسب التكلفة الحقيقية: 

إذا كان استخدام نظام إدارة المهام يكلف فريقك خمس دقائق لإنقاذهم خمس دقائق أخرى في مهمة ما، فقد لا يكون الأمر يستحق ذلك. ضع في اعتبارك مقدار الوقت والطاقة التي ستنفقها على تدريب الموظفين، وطرح النظام، وإصلاح المشكلات التي قد تظهر.

1. اطلب التعليقات: 

ربما يعجبك نظام إدارة المهام جربته في نسخة تجريبية مجانية، ولكن هل استمتع به المستخدمون الآخرون؟ على الرغم من أنه من المغري شراء منتج به كل الأجراس والصفارات، إلا أن التكنولوجيا المثالية يجب أن تسمح لموظفيك بإكمال كل مشروع بكفاءة، لذا تأكد من مراجعة الموظفين لمعرفة ما إذا كانت عملياتهم قد تحسنت.

1. قم بإعداد خطة تنفيذ: 

بمجرد العثور على نظام إدارة مهام  يحبه فريقك، حدد خطة تنفيذ تتضمن وثائق الاستخدام والتكامل مع البرامج الموجودة. عليك أن تُعد الجميع للمهام اليومية التي لا بد أن تتغير.

في النهاية 

يمكننا القول أن استخدام نظام إدارة المهام، مثل: "تطبيق مهامي" داخل شركتك يساعد على تحسين إنتاجية فريق عملك وتنظيم العمليات الداخلية. كما يوفر النظام تحكمًا كاملاً بمهام ومشاريع شركتك، ويفيد في تعزيز التواصل بين الموظفين وتحديد المسؤوليات وتحديد مواعيد تسليم العمل بشكل أكثر فعالية. كما يمكن للنظام أن يتيح للفريق العمل بشكل أكثر تنظيمًا، ويساعد على تحسين تواصل الفريق وتنسيق جهودهم. يمكن القول أن استخدام "تطبيق مهامي" يمثل استثمارًا مجدًا يساعد فريق عمل شركتك على تحقيق الأهداف والخطط المستقبلية بشكل أفضل وأسرع. لذا، سارع وقم بتحميل تطبيق مهامي الآن لتنظيم مهام شركتك بنجاح وسهولة.